Die Schnittstelle dsdatevfin.exe ermöglicht den Export von Stammdaten und Buchungen aus mention® Finance nach DATEV.
Achtung: Die Übergabe von Buchungen kann nur erfolgen, wenn die Sachkonten in mention® Finance mit den Sachkonten in DATEV übereinstimmen.
Das gilt insbesondere für die Steuerschlüssel-Automatik. Die in DATEV als Automatikkonten geführten Konten müssen auch in mention® Finance mit STS-Automatik gekennzeichnet sein, d. h. Steuerart UND Steuerschlüssel müssen im Sachkontenstamm fest hinterlegt sein. Für diese Konten werden die Buchungen ohne Steuerschlüssel übergeben.
Ist im Sachkonto kein Steuerschlüssel hinterlegt (das Konto wird in DATEV nicht als Automatikkonto geführt), wird der Steuerschlüssel der Buchung übergeben. Für die Übergabe der DATEV-Steuerschlüssel ist die Tabelle Steuerschlüssel zu pflegen (siehe Schaltfläche Steuercode).
Für Finance-Sachkonten, in denen der Steuerschlüssel als Vorschlag markiert ist, werden standardmäßig nur die Steuercodes in Buchungen mit abweichendem Steuerschlüssel übergeben (siehe auch Option STS-Buchung für Konten mit STS-Vorschlag IMMER übergeben).
Bei Nichtübereinstimmung der Kontonummern der Sachkonten, Debitoren, Kreditoren bietet die Schnittstelle die Möglichkeit, die in mention® Finance verwendeten Nummern bei der Übergabe zu konvertieren, soweit dies durch Multiplikation, Addition, Subtraktion oder Division mit einer Zahl möglich ist (siehe Kontonummer Sachkonto; Kontonummer Debitor; Kontonummer Kreditor).
Datenträger-Nr.
Für die Angabe der Datenträger-Nummer stehen Ihnen 3 Stellen zur Verfügung. Die Nummer ist frei wählbar.
Berater-Nr./-name
Geben Sie die (von DATEV vergebene) Berater-Nummer (max. 7-stellig) und den Beraternamen (max. 9-stellig) an.
Mandant
Hier wird die (vom Steuerberater vergebene) Mandantennummer eingetragen (numerisch, max. 5-stellig).
Namenskürzel
Als Namenskürzel werden zwei Großbuchstaben zur Datenbestandskennung eingetragen. Das vergebene Kurzzeichen dient Kontrollzwecken.
Inputformat
Wählen Sie aus dem Listenfeld das DATEV-Inputformat, in dem Sie die Daten an DATEV übergeben. Zur Auswahl stehen: KNE (Postversandformat, Import in DATEV wurde Ende 2017 eingestellt), EXTF_CSV (DATEV-Format: wählen Sie im Listenfeld hinter dem Feld Abrechnungs-Nr. die in DATEV verwendete Version).
Zur korrekten Übergabe der Währungskurse sind die Währungen in mention® Finance mit dem auch in DATEV verwendeten ISO-Code zu hinterlegen (Stammdaten / Währungen, Registerkarte Stammdaten; wenn das Feld ISO-Code leer ist, wird das Feld Währung verwendet).
Sachkontonummernlänge DATEV
Geben Sie die in DATEV verwendete Länge der Sachkontonummern an (Standard: 4). Die Länge der Personenkontonummern ist jeweils um eine Stelle größer als die der Sachkontonummern.
Abrechnungs-Nr.
Für die Übergabe von Bewegungsdaten wird je Mandant und Wirtschaftsjahr (siehe Feld Geschäftsjahr) aufsteigend lückenlos von 001 bis 069 (ggf. mehrfach) gezählt.
[DATEV-Version]
Wählen Sie zum Inputformat 'EXTF_CSV' die DATEV-Version, zur Auswahl stehen: Datev-Version<7.1, Datev-Version>=7.1, ab mention-Version V2021.1 zusätzlich Datev-Version>=10.
Achtung: Ihre Auswahl muss mit der in DATEV eingesetzten Version übereinstimmen, da aufgrund unterschiedlicher Datenstrukturen andernfalls ein Einlesen der hier erzeugten Dateien nicht möglich ist.
Geschäftsjahr/Beginn Geschäftsjahr
Das Geschäftsjahr ist im Zusammenhang mit der Abrechnungsnummer anzugeben. Dazu werden für das Inputformat KNE die letzten zwei Stellen des Jahres im Feld Geschäftsjahr eingetragen. Für abweichende Geschäftsjahre ist immer das Jahr anzugeben, in dem das Geschäftsjahr beginnt. Auf abgegrenzte Aufzeichnung bis zum 31.12.JJ und ab 01.01.JJ ist zu achten. Für das Inputformat EXTF_CSV ist das Datum im Feld Beginn Geschäftsjahr zu speichern.
Stapel festschreiben
Die Option steht nur für das Inputformat EXTF_CSV zur Verfügung. Mit aktivierter Option wird der Buchungsstapel mit Festschreibungskennzeichen übergeben.
Für die wahlweise Übergabe von Buchungen / Stammdaten Debitoren/Kreditoren oder von Periodensalden aktivieren Sie die gewünschte Option:
Mit der Schnittstelle können Buchungen übergeben werden, die in mention® Finance gebucht und verarbeitet wurden. Zur Übergabe aktivieren Sie die Option Buchungen.
Die Schnittstelle greift dabei auf die Tabelle mit dem Buchungsprotokoll zu, in die die Buchungen beim Verarbeiten in Finance im ursprünglichen Zustand gespeichert werden. Alle Sammel- und Rundungsdifferenzbuchungen, die während der Buchungsverarbeitung in mention® Finance automatisch gebucht werden, werden nicht übergeben.
Für die Übergabe der folgenden Daten, die im Zusammenhang mit der Einführung des One-Stop-Shop-Verfahrens (OSS) zum 1. Juli 2021 auch in DATEV angepasst und in der neuen DATEV-Version 10 erweitert wurden, wird auf die in den mention-Versionen V2021.1 und V2021.3 bzw. ab Version V2022 in den Rechnungen und Gutschriften in der Warenwirtschaft gespeicherten Daten (Fernverkauf-Zusatzdaten, gemäß Einstellungen im Warenwirtschafts-Mandanten) zugegriffen:
EU-Land und Steuersatz des Bestimmungslandes in die DATEV-Felder 40 und 41 'EU-Land u. UStID' und 'EU-Steuersatz', ab DATEV-Version 10 umbenannt in 'EU-Land u. UStID (Bestimmung)' und 'EU-Steuersatz (Bestimmung)'
EU-Land und Steuersatz des Ursprungslandes ab DATEV-Version 10 in die neuen DATEV Felder 123 und 124 'EU-Land u. UStID (Ursprung)' und 'EU-Steuersatz (Ursprung)'.
Für Lieferungen aus einem EU-Lager (Amazonlager in anderem EU-Land) und Besteuerung im Bestimmungsland wird die Mandanten-Umsatzsteuer-ID aus dem Ursprungsland übergeben.
mit Protokoll
Für die Übergabe von Buchungen kann optional das Protokoll aktiviert werden. Die exportierten Buchungen werden dann zu Kontrollzwecken in der Datei dsdatevmen.dbf im mention-Programmverzeichnis gespeichert.
Verrechnungskonto DATEV
Die Angabe eines Verrechnungskontos aus DATEV ist Pflicht. Das Konto wird zur Übergabe von bestimmten Aufteilungsbuchungen, die in mention® Finance im Soll oder im Haben gegen 'Konto 0' gebucht wurden, verwendet. Mehrere 'einfache' Buchungen können dann gebildet werden, wenn die Aufteilung nur eine Seite betrifft und der aufzuteilende Betrag keine Steuer enthält.
Achtung: Das Verrechnungskonto darf in DATEV kein Automatikkonto sein.
Beispiele
1. mention® Finance:
Debitor1 an 0 100 EUR
Debitor2 an 0 100 EUR
0 an Umsatz1 50 EUR
0 an Umsatz2 150 EUR
Nach DATEV wird exportiert:
Debitor1 an Verrechnungskonto 100 EUR
Debitor2 an Verrechnungskonto 100 EUR
Verrechnungskonto an Umsatz1 50 EUR
Verrechnungskonto an Umsatz2 150 EUR
2. mention® Finance:
Debitor an 0 100 EUR
0 an Umsatz1 50 EUR
0 an Umsatz2 50 EUR
Nach DATEV wird exportiert:
Debitor an Umsatz1 50 EUR
Debitor an Umsatz2 50 EUR
Bei Zahlungen werden die Skonto- und Kursdifferenzbuchungen als separate Buchungen übergeben. Die identische Belegnummer aller Einzelbuchungen einer Zahlung ermöglicht die richtige Zuordnung der offenen Rechnung in der DATEV-OP-Verwaltung.
Zeitraum; Periode
Die Übergabe der Buchungen kann entweder für einen Zeitraum der Buchungsverarbeitung oder für eine bzw. mehrere, fortlaufende Perioden erfolgen. Wählen Sie zuerst den gewünschten Eintrag im Listenfeld (Standard: Zeitraum (Buchungsverarbeitung)). Gemäß Auswahl werden die entsprechenden Eingabefelder für das Datum von-bis oder für die Periode von-bis aktiv.
mit USt-Id aus Stammdaten Debitoren/Kreditoren
Mit aktivierter Option wird in den Buchungen, die einen Debitor oder einen Kreditor ansprechen, die in den Stammdaten des Debitors bzw. Kreditors hinterlegte USt-ID übergeben.
ER Kreditoren: statt Fälligkeit Belegnummer übergeben
Mit aktivierter Option wird für Eingangsrechnungen im 2. Belegnummernfeld die Belegnummer der Buchung übergeben (anstelle des Fälligkeitsdatums).
Hinweis: Im ersten Belegnummernfeld wird für Ausgangs- und Eingangsrechnungen die OP-Belegnummer übergeben, im 2. Belegnummernfeld das Datum der Fälligkeit.
Für alle Vorkasse-/Anzahlungsbelege Bestellnummer im Belegfeld1,Belegnummer im Buchungstext übergebe
Verwenden Sie die Option bei Buchung von Vorkasse und Anzahlungen. Soweit aktiviert werden für Buchungen aus dem Stapelprotokoll, für die eine Bestellnummer gespeichert ist, im DATEV-Feld Belegfeld1 die Bestellnummer (Beleg-Nr. der ursprünglichen Bestellung) übergeben, im Buchungstext die OP-Nummer (Kontoauszugnummer oder Rechnungsnummer).
Mit aktivierter Option werden die Kontenbeschriftungen für im angegebenen Zeitraum neu angelegte bzw. geänderte Debitoren und Kreditoren übergeben.
Mit aktivierter Option können gemäß Auswahl im Listenfeld Periodensalden der Sachkonten (optional ohne Forderungen/Verbindlichkeiten), Debitoren oder Kreditoren übergeben werden. Es werden Buchungen erzeugt, die die Salden (Soll/Haben) der in der angegebenen Periode gebuchten Buchungen ausweisen.
ohne Ford./Verb.
Aktivieren Sie die Option, um bei der Übergabe der Salden der Sachkonten die Sammelkonten 'Forderungen' und 'Verbindlichkeiten' auszuschließen.
Periode
Geben Sie die Periode von-bis an, für die die Salden übertragen werden sollen.
Konto Saldovortrag DATEV
DATEV-Konto für Summen- oder Saldenvorträge. Es muss ein Konto angegeben werden, das die STS-Automatik-Funktion im Buchungssatz aufhebt.
Beleg-Nr., Buchungstext, Belegdatum
Die Beleg-Nr., der Buchungstext und das Belegdatum werden in alle übertragenen Salden-Buchungen übernommen.
Hinweis: Wenn in mention® Finance gegen ein Saldovortragskonto manuell gebucht wurde, dann werden diese Buchungen in die Übergabe der Salden einbezogen, sofern sie in den angegebenen Perioden gebucht wurden.
Mandant
Geben Sie hier die Nummer Ihres Mandanten aus mention® Finance an, für den die Daten übertragen werden.
Pfad für Ausgabedateien
Geben Sie den Pfad an, in dem die Ausgabedateien gespeichert werden sollen. Über die Auswahl-Schaltfläche kann auf den Explorer zugegriffen und das gewünschte Verzeichnis ausgewählt werden. Prüfen Sie bitte vor der Ausgabe, dass sich im angegebenen Verzeichnis keine ungesicherten bzw. noch nicht weitergegebenen Übergabedateien befinden.
Letzter Zeitraum Export Buchungen; Letzte Periode Export Buchungen (von - bis); Letzer Zeitraum Export Deb./Kred.; Letzte Periode Export Salden
Anzeige des letzten Zeitraumes, für den die jeweiligen Übergabedateien mit dieser Schnittstelle erzeugt wurden
Achtung: Achten Sie auf fortlaufende Übergabe der Daten, um doppelte oder fehlende Buchungen zu verhindern. Es erfolgt keine Prüfung, ob Daten bereits übergeben wurden oder nicht.
STS-Buchung für Konten mit STS-Vorschlag IMMER übergeben
Falls Sie für Konten, die in DATEV keine Automatikkonten sind, in mention® Finance den Steuerschlüssel als Vorschlag hinterlegt haben (nur mit aktivierter Option Sachkonto: Vorschlag STS aktiv unter Voreinstellungen / Allgemeines, Registerkarte Allgemeines), aktivieren Sie die Option, um für diese Konten den Steuercode immer aus der Buchung zu übergeben. Bei deaktiver Option werden nur in Buchungen mit abweichendem Steuerschlüssel die Steuercodes übergeben.
Kontonummer Sachkonto; Kontonummer Debitor; Kontonummer Kreditor
Falls die bei Ihnen verwalteten Nummern der Sachkonten bzw. der Personenkonten nicht mit den Kontonummern in DATEV übereinstimmen, aber - getrennt nach Sachkonten, Debitoren und Kreditoren - durch Multiplikation, Addition, Subtraktion oder Division mit einem fixen Zahlenwert ermittelt werden können, wählen Sie hier die Rechenoperation aus und geben die Zahl an (nicht verfügbar bei Verwendung von Sammelkonten für Debitoren/Kreditoren).
Zur Übergabe der Buchungen auf Sammelkonten wählen Sie im Listenfeld den gewünschten Eintrag:
Debitoren/Kreditoren auf je ein Sammelkonto
Soweit in DATEV für Debitoren bzw. Kreditoren je ein Sammelkonto verwendet wird, geben Sie in den beiden Eingabefeldern Debitor und/oder Kreditor die DATEV-Kontonummer des Debitoren- bzw. Kreditoren-Sammelkontos zur Übergabe aller Debitoren- bzw. Kreditorenbuchungen auf diese Konten an.
Übergabe auf Sammelkonto für ausgewählte Kundenkategorien
Die Funktion kann nur bei einer festen Verknüpfung zwischen Finance- und WWS-Mandant genutzt werden. Die Zuordnung der Sammelkonten für ausgewählte Kundenkategorien (aus dem WWS-Mandanten) erfolgt über die Schaltfläche Konten Kundenkategorie (es wird die erste im Kundenstamm zugeordnete Kategorie, d.h. die Kundenkategorie mit Lfd.Nr. = 0, verwendet). Ist zusätzlich im Eingabefeld Kreditor ein Sammelkonto angegeben, werden die Kreditorenbuchungen auf dieses Konto übergeben.
Ausgabe
Sind alle Einstellungen vorgenommen, werden über die Schaltfläche die Dateien (Inputformat KNE: Verwaltungsdatei EV01, Datendateien ED00001, ED00002ff; Inputformat EXTF_CSV: Stammdatendatei EXTF_Stammdaten.csv, Buchungsstapeldateien EXTF_Buchungsstapel_1.csv, EXTF_Buchungsstapel_2.csv usw. mit den Verwaltungsdaten in jeder Übergabedatei in der ersten Zeile) zur Übermittlung an DATEV erzeugt.
Nach erfolgter Ausgabe werden die im Bereich Einstellungen hinterlegten Daten gespeichert und beim nächsten Öffnen des Programms voreingestellt.
Excel
Über diese Schaltfläche können Sie die Datendateien (siehe Schaltfläche Ausgabe) für das KNE-Format zu Kontrollzwecken im Excel-Format erzeugt. Die im Inputformat EXTF_CSV erzeugten Übergabedateien können Sie zur Kontrolle in Excel öffnen.
Achtung: Lesen Sie die hier erzeugten Dateien im Original in DATEV ein. In Excel gespeicherte/geänderte Dateien entsprechen nicht mehr dem DATEV-Format.
Ende
schließt das Fenster.
Steuercode
Die Schaltfläche wird erst aktiv nach Angabe der Nummer des Finance-Mandanten im Feld Mandant im Bereich Ausgabe. Es öffnet sich die Tabelle Steuerschlüssel. Hier ist zu jedem Finance-Steuerschlüssel der entsprechende DATEV-Steuerschlüssel mit dem Gültigkeitsdatum anzugeben.